Atención al Cliente y Recursos

La facturación en línea es una característica de Business Services que te permite conciliar (presentar cambios a) tu factura de Aflac en línea. La facturación en línea también te proporciona la opción de pagar tu factura en línea.

Si tu cuenta de Aflac es nueva, tienes menos de 1,000 empleados y proporcionaste tu dirección de correo electrónico en el formulario de Notificación de Recibo de Cuenta de Nómina que completaste con tu agente, recibirás un correo electrónico que contiene una contraseña temporal que deberás usar para completar tu registro único.

Las cuentas actuales que facturan menos de 500 líneas de póliza pueden contactar a nuestro Centro de Servicio al Cliente al 800.742.3522 para que se añada su información de contacto. Una vez que esta se añada, recibirás un correo electrónico que contendrá una contraseña temporal que deberás usar para completar tu registro único.

También te puedes registrar para Aflac Business Services. Necesitarás tu número de cuenta, el código postal de facturación y el IVR PIN (este número se encuentra en tu factura). Si recibes un mensaje de error que indica que ya te has registrado, llama al Centro de Servicio al Cliente al 800.742.3522 o envía un correo electrónico a BusinessServices@aflac.com. Recuerda incluir tu número de cuenta.

Si tu cuenta de Aflac es nueva, tienes menos de 1,000 empleados y proporcionaste tu dirección de correo electrónico en el formulario de Acuse de Recibo de Cuenta de Nómina que completaste con tu agente, la característica de Facturación en Línea se activará automáticamente para ti.

Las cuentas actuales que facturan menos de 500 líneas de póliza pueden elegir activar la característica de Facturación en Línea dentro de Business Services al seleccionar el botón de Activate Online Billing (Activar Facturación en Línea) que se encuentra en la página de tu cuenta bajo My Accounts. (Mis cuentas). Las cuentas actuales primero necesitarán registrarse para Business Services antes de poder iniciar sesión y activar la Facturación en Línea.

Para garantizar que recibas toda la correspondencia vía correo electrónico de nuestro nuevo sistema, agrega la siguiente dirección de correo electrónico a tu lista de direcciones seguras o aprobadas: MyAccount@Aflac-OnlineServices.com.

La Conciliación Express es otra opción de conciliación y facturación automática para cuentas que son demasiado grandes para la Facturación en Línea (normalmente cuentas nuevas con más de 1,000 empleados y/o cuentas actuales que facturen más de 500 líneas de póliza).

Para aprender más sobre la opción de Conciliación Express, contacta a tu agente o a nosotros directamente en la dirección AccountRelations@aflac.com.

Como un bono adicional, al usar el Programador de Pagos se te permite conciliar tus facturas temprano y elegir una fecha de retiro del pago hasta cinco (5) días laborales después de la fecha de vencimiento de la factura.

Una vez que haces clic en el botón de Submit (enviar), ya no podrás hacer cambios a tu factura. Si estás haciendo tus pagos con cheques impresos, simplemente incluye una copia de tu factura con tu pago para informarnos sobre cualquier ajuste que sea necesario, y ajusta el monto correspondiente en tu cheque. Si pagaste a través de un retiro o un retiro programado, no podemos detener el retiro. Será necesario que envíes una solicitud de reembolso por escrito a Aflac en 1932 Wynnton Road, Columbus, GA 31999 o que nos envíes tu solicitud por fax al 800.448.8922.

Sí. Haz clic en tu nombre, que se encuentra en la sección superior derecha del sitio. Puedes cambiar tu contraseña seleccionando la opción de Change Password (cambiar contraseña).

Sí. Puedes cambiar tu pregunta o respuesta secreta haciendo clic en tu nombre, que se encuentra en la sección superior derecha del sitio. Posteriormente debes seleccionar la opción Change Secret Q & A (Cambiar pregunta y respuesta secreta). Desde la pestaña de My Accounts (mis cuentas), haz clic en Account Settings (ajustes de cuenta), luego en Authorized Users (usuarios autorizados) y luego haz clic en el botón de Edit/ (editar) que se encuentra junto a tu nombre. Ten en mente que tu respuesta secreta debe consistir de 8 a 20 caracteres, debe contener solo letras y números, y distingue entre mayúsculas y minúsculas.

Si olvidaste tu contraseña de Business Services, puedes restablecerla simplemente haciendo clic en el enlace de Forgot Password (olvidé mi contraseña) en la página principal de inicio de sesión. Será necesario que selecciones tu pregunta secreta e introduzcas tu respuesta. Recibirás un correo electrónico con una contraseña temporal que deberás usar la próxima vez que inicies sesión en el sistema. Se te solicitará crear una contraseña nueva.

Si necesitas ayuda para restablecer tu contraseña, contacta al Centro de Servicio al Cliente al 800.742.3522, o envíanos un correo electrónico a la dirección BusinessServices@aflac.com. Recuerda incluir tu número de cuenta.

Puedes añadir cuentas al hacer clic sobre tu nombre en la sección superior derecha de cualquier página. Selecciona la opción Authorized Accounts (cuentas autorizadas) y luego el botón Add a New Account (añadir una nueva cuenta). Ingresa el número de cuenta, el código postal de facturación y el IVR PIN, y luego sigue las instrucciones para añadir más cuentas a tu perfil de usuario.

Puedes imprimir una copia de tu factura desde tu página de inicio o desde la sección de My Accounts (Mis cuentas) de Business Services. Identifica la factura que deseas imprimir y luego selecciona View Invoice (ver factura). Haz clic en el ícono de impresora para imprimir dicha factura. Si la factura aún no se ha presentado para su pago, será necesario que hagas clic en Edit Invoice (editar factura) junto a la factura en cuestión, y luego selecciones View Printable Invoice (ver factura para imprimir) en la pantalla de detalles de la factura. Posteriormente deberás hacer clic en el ícono de impresora para imprimir tu factura.

Si tienes preguntas o necesitas ayuda con Business Services o Facturación en Línea, puedes contactarnos vía correo electrónico en la dirección BusinessServices@aflac.com, o llamarnos sin costo al 800.742.3522. Recuerda incluir tu número de cuenta, o tenerlo a la mano cuando llames.

El Resumen Electrónico de Deducciones (EDS, por sus siglas en inglés) se ofrece con el fin de aumentar la precisión del primer pago de factura y reducir las discrepancias de facturas. El EDS se actualiza de manera diaria con la información más reciente para tu cuenta.

Dentro de la factura, así como desde la pestaña “My Participants” (Mis participantes), puedes hacer muchos cambios de nivel de póliza. Ten en cuenta que algunos cambios requerirán que el titular de la póliza llene y devuelva un formulario firmado. Si se ha activado la Facturación en Línea, será necesario anotar las terminaciones y cancelaciones al conciliar tus facturas.

Sí. Desde la pestaña de Support (Soporte) puedes tener acceso a formularios de reclamación de la Biblioteca de Formularios.

Si necesitas obtener aprobación para pagar la factura antes de enviar el pago, o si necesitas reenviar la factura a otra persona para que se realice el pago, puedes configurar la herramienta de Autorizadores Financieros y Pagadores de Facturas en Aflac Business Services.

Para configurar Autorizadores Financieros y/o Pagadores de Facturas:

1. Inicia sesión en Aflac Business Services.
2. Haz clic en la pestaña de My Accounts (Mis cuentas).
3. Selecciona la pestaña de Account Settings (Ajustes de cuenta). Si este registro de Aflac Business Services está asociado con más de una cuenta, selecciona la cuenta específica a la que quieres asignar Autorizadores Financieros/Pagadores de Facturas.
4. Elige Approval Settings (Ajustes de aprobación) en la columna del lado izquierdo de la pantalla.
5. Haz clic en Edit (editar).
6. Selecciona Yes (sí) en la primera pregunta sobre si necesitas obtener aprobación para pagar la factura.
7. Selecciona Yes (sí) en la segunda pregunta sobre si necesitas reenviar la factura a otra persona para su pago.
8. Si estás listo para configurar los usuarios, selecciona Yes (sí) a la tercera pregunta.

Puedes agregar un nuevo Autorizador Financiero o un Pagador de Facturas tanto en la pantalla de Authorized User (usuario autorizado) como en la pantalla de Approval Settings (ajustes de aprobación). Ambas se encuentran bajo My Accounts / Account Settings (mis cuentas | ajustes de cuenta).

La pantalla de Approval Settings (ajustes de aprobación) te permite configurar a un Autorizador Financiero que revise y apruebe las facturas que has presentado para su pago y configurar a un Pagador de Facturas que le envíe el pago a Aflac. Puedes configurar cualquiera de estas funciones o configurar ambas; lo que se ajuste mejor a tus necesidades.

Aparecerán dos preguntas en la página de Approval Settings (ajustes de aprobación). Estas son:

• ¿Necesita algún miembro de tu organización acceso a facturas aprobadas para realizar el pago?
• ¿Necesitas enviar tu factura a otra persona para que se realice el pago?

1. Cada pregunta tiene botones marcados “Yes” (sí) y “No”. Selecciona el botón Yes que se encuentra junto a la función o funciones que deseas incluir. Aparecerá otra pregunta sobre si deseas agregar al usuario en este momento. Selecciona Yes.
2. Aparecerá una lista de individuos que tienen acceso a esta cuenta en una tabla que aparece debajo de las preguntas.
3. Para agregar a un Autorizador Financiero o un Pagador de Facturas a la lista, haz clic en Add Another User (agregar otro usuario).
4. Introduce la información de usuario y haz clic en Add User (agregar usuario).
5. Se te solicitará indicar cuántos días deseas esperar antes de que se te envíe un correo electrónico de recordatorio si tus facturas no se aprueban de “manera oportuna”.
6. Selecciona el número de días para el correo electrónico de recordatorio e introduce la información que se solicita en los campos que aparecerán debajo de la lista.
7. Haz clic en Save (guardar) para conservar tu información.

1. Una vez que has configurado un Autorizador Financiero, puedes enviar una factura para su aprobación tanto desde la pantalla de inicio como desde la pantalla de My Accounts (mis cuentas). Simplemente revisa tu factura, haz los cambios necesarios y haz clic en el botón Submit (enviar) para que tu factura se envíe para ser aprobada.
2. Ahora seleccionarás a la persona a la que deseas reenviar la factura para su aprobación. En este momento puedes introducir cualquier comentario o nota para su consideración. Una vez que hayas terminado, haz clic en Submit for Approval (enviar para su aprobación).
3. Luego, haz clic en OK.
4. El Aprobador Financiero recibirá una notificación vía correo electrónico para informarles que la factura está lista para ser aprobada.

Cuando el Administrador presenta una factura para su aprobación, el Autorizador Financiero recibirá un correo electrónico para informarles que hay una factura lista para su revisión y aprobación.

1. Para aprobar el pago de la factura, haz clic en el botón de Approve Invoice (aprobar factura) en el correo electrónico para dirigirte a la página de inicio de sesión de Aflac Business Services.
2. Una vez que estés en la página de Aflac Business Services, introduce tu User ID (ID de usuario) y tu Password (contraseña) para ingresar al sitio.
3. En la pestaña de Home (inicio), haz clic en el botón Approve/Reject (aprobar/rechazar).
4. Posteriormente, selecciona Approve (aprobar) o Reject (rechazar). También puedes añadir comentarios o instrucciones que se incluirán con tu respuesta.
5. Haz clic en Submit (enviar).

En caso de que apruebes la factura, se enviará un correo electrónico al Pagador de Facturas si esta función está establecida en la sección de Account Settings (ajustes de cuenta). Si no se ha definido un Pagador de Facturas, la aprobación regresará al Administrador de Cuenta.

En caso de que rechaces la factura, se enviará un correo electrónico de vuelta al Administrador que indique que es necesaria información adicional o cambios para obtener la aprobación. Al enviar un rechazo, es útil incluir comentarios.

1. Para enviar una factura al Pagador de Facturas con el fin de que se realice su pago en casos en los que no se necesita aprobación financiera, haz clic en el botón Send to Bill Payer (enviar al pagador de facturas) en cualquiera de las siguientes ubicaciones:
   • En la pantalla de Home (inicio)
   • En la pantalla de My Accounts (mis cuentas)
   • En la pantalla de Invoice (factura)
2. Posteriormente selecciona el Pagador de Facturas que recibirá la factura. No olvides añadir cualquier comentario que sea necesario para respaldar tu solicitud.
3. Haz clic en Send to Bill Payer.

Si elegiste usar un Pagador de Facturas en tu proceso de facturación en Business Services, el pagador de facturas recibirá un correo electrónico para pagar la factura.

Si no elegiste usar un Pagador de Facturas, el Administrador recibirá un correo electrónico para pagar la factura.

1. Como Pagador de Facturas o Administrador, puedes hacer clic en el botón de Pay Invoice (pagar factura) para dirigirte a la pantalla de inicio de sesión de Aflac Business Services.
2. Ingresa tu User ID (ID de usuario) y tu Password (contraseña) para tener acceso a Aflac Business Services.
3. Puedes pagar desde la pantalla Home (de inicio), la pantalla de Invoice (factura) o la pantalla My Accounts (mi cuenta).